בניית זיכרון ארגוני: פרויקט הארכיב של קרן מנדל

פרויקט מרגש וחשוב קורם עור וגידים במשרדים הראשיים של קרן מנדל בקליוולנד, אוהיו. אוסף עשיר של מסמכים ופריטים היסטוריים אחרים עובר תהליך של זיהוי, קיטלוג ואחסון. האוסף מכיל חומרים על ג'ק, גו'זף ומורטון מנדל ועל קרן מנדל שהוקמה ב-1953. בנוסף לחומרים אלה, הארכיב עתיד להכיל חומרים על חברת "פרמייר" (Premier Industrial Corporation) שיסדו האחים מנדל ב-1940.

אם רק היינו יודעים מה אנחנו יודעים
בהתנהלות השוטפת של ארגונים ומוסדות, נאספות כמויות עצומות של ידע ומידע, ונוצר ידע חדש. אחד האתגרים הגדולים ביותר שארגונים מודרניים מתמודדים בהם הוא יצירת מאגר שמיש של הידע והחומרים שברשותם. הארגונים משתמשים לשם כך בתהליכי ניהול ידע שיאפשרו גישה למידע ולידע ארגוני - חלק מתהליכים אלה משמשים לבניית זיכרון ארגוני.

בניית זיכרון ארגוני אינה רק תהליך טכני של איסוף מידע, או  סוג של מומחיות. זהו תהליך שאמור לחזק את יכולותיו של הארגון ולמנף את תרבותו הארגונית וזהותו. מטרתו לעודד "אקלים" שאמונות הארגון וערכיו מתמסדים בו, נעשים לנגישים ומועברים הלאה. הארגון גדול יותר מסך רכיביו, כך שבמובן מסוים, כשקיים זיכרון ארגוני, זהו זיכרון קולקטיבי של אותה יישות ארגונית הגדולה יותר מהזיכרון האישי של כל אחד מהעובדים בארגון. אחת הדרכים לקידום זיכרון ארגוני היא יצירה שיטתית של ארכיב ובניית רשימות-מצאי המאפשרות לאנשים שונים להשתמש בו.

פרויקט הארכיב במנדל
"פרויקט הארכיב של מנדל" נולד מתוך רצון לשמר את מורשת האחים מנדל ואת חזונם הפילנתרופי, וליצור תיעוד היסטורי של הצלחותיהם בעולם העסקי. במהלך הפקת הסרט על מורשת האחים מנדל, זוהה הצורך לבנות מאגר של מסמכים וצילומים. לורה ייטס, בעלת תואר שני במידענות מאוניברסיטת קנט באוהיו, הועסקה כיועצת ארכיב במנדל ובנתה את מאגר הידע בשנת 2008.

ב-2009, הורחב הפרויקט לשימור מסמכים קשיחים ואלקטרוניים, תצלומים, כתבות וסרטי וידאו. קריסטן דו-טיי הצטרפה לפרוייקט, כדי לסייע בהיקף העצום של המרת מסמכים לפורמט אלקטרוני באיכות מעולה לצורך אחסונם. התואר של קריסטן בהיסטוריה והתמחותה בארכיון בקליוולנד מקנים לה כלים חיוניים לעבודה עם אוספים היסטוריים.

במסגרת התפתחות הפרויקט, הוקמה "ועדה לשימור מסמכים", הקובעת אלה חומרים, שנוצרו לפני שנת 2010 ואילך, הם בעלי משמעות היסטורית למדענים ולחוקרים. המסמכים והחומרים שהוועדה החליטה עליהם, ורשימת המצאי שנערכה ב- 2008, היו בסיס להקמת מאגר הידע שיאוחסן בארכיב.

בתהליך השימור מועברים החומרים הפיזיים לארגזים ולתיקים העומדים בתקני שימור, ואלה מאוחסנים במתקן בעל מנגנוני בקרת טמפרטורה ולחות. התהליך כולל יצירת שמות של תיקיות וקבצים למסמכים אלקטרוניים שיאוחסנו ברשת מאובטחת של הקרן. עוד נמצאו בעת העבודה כתבות עיתונאיות רבות המודפסות על נייר בעל רמת חומציות גבוהה, המצהיב עם הזמן. רוב הכתבות החשובות נסרקו, כדי לשמר את תוכנן לקוראים בעתיד.

אחד התוצרים המעניינים של הפרויקט יהיו מדריכי-עבודה לעיבוד ולסריקה עתידיים, שיכינו לורה וקריסטן כדי ליצור אחידות בעיבוד המסמכים. הנהלים שכתבו השתיים יסייעו לקרן מנדל להעריך ולשמר את מסמכי העבר, כדי ליצור ארכיון כולל.

לאחר השלמת העבודה, יכלול הארכיון מסמכים, צילומים וחפצים הקשורים לחברת "פרמייר", תכתובות, מזכרים ותיקי מענקים של קרן מנדל; תצלומי המייסדים ואירועים למקבלי מענקים; סרטי וידיאו המציגים ראיונות ונאומים של האחים מנדל; וכן מאמרים בעיתונים וכתבי-עת הנוגעים ל"פרמייר", לקרן מנדל, ולפעילות האחים מנדל בארגונים יהודיים.

למה לבנות ארכיב לקרן מנדל?
אחת המטרות העיקריות של פרויקט הארכיב היא ליצור מאגר מקיף המתעד את החזון, הלהט, המנהיגות, ואסטרטגיות הניהול שהאחים מנדל השתמשו בהן בפעילותם העסקית והפילנתרופית. כשיושלם התהליך, יהיה המאגר לאוסף רב-ערך בעבור חוקרים בתחום ההיסטוריה של קליוולנד, אוהיו; היסטוריה של פילנתרופיה ושל ארגונים ללא כוונת רווח; פרקטיקות של ניהול ומנהיגות עסקית; וסוגיות בחינוך יהודי.

חשוב גם להעביר את הזיכרון הארגוני של הקרן למנהליה בעתיד. הכרת הסיבות להחלטות העבר חיונית לארגון כדי לשמר את חזון המייסדים, תוך התאמה לשינויים הסביבתיים בעתיד. העברת ידע זו מתאפשרת רק אם ניתן לאחזר ולגשת לזיכרון הארגוני של הקרן. ארגון מסמכי העבר ובניית תהליך תיעוד כחלק מהעבודה השוטפת, יאפשר לעובדים בארגון לזהות את המידע, לאתר אותו ולהשתמש בו.

למידע נוסף על הפרויקט צרו קשר עם לורה ייטס, בדואל lyates@parkwd.com
נשמח לחלוק את ניסיוננו עם ארגונים אחרים.